Je kent het wel: je komt net je bed uit en checkt snel je mail. Je ziet dat je al tien mailtjes hebt en nog voordat je je eerste kop koffie op hebt, zijn er alweer twee bijgekomen. Daarna stromen er elk uur meer en meer e-mails binnen. Met als gevolg: een inbox vol mailtjes. De gelezen mailtjes staan tussen de ongelezen e-mails en het kan snel voorkomen dat je net dat ene belangrijke mailtje over het hoofd ziet. Met deze tips houd jij je inbox overzichtelijk, want dit werkt toch veel lekkerder?

Maak e-mailmappen

Je kunt je inbox al een stuk overzichtelijker maken door verschillende mappen aan te maken. Het is eigenlijk net zoals bij de post; sommige brieven gaan direct de prullenbak in, anderen bewaar je en bij sommigen moet je juist direct actie ondernemen.

 

 

  • Inboxmap

 

De inboxmap is de plek om je mails in op te vangen. Er horen hier alleen ongelezen e-mails in te staan.

 

 

  • Actiemap

 

Er komen veel e-mails binnen, je kunt niet al het werk dat binnenkomt direct uitvoeren. In de actiemap stop je alle mails waarop je nog actie moet ondernemen. Zo zul je niet snel iets vergeten.

 

 

  • Archiefmap

 

In de archiefmap bewaar je mailtjes waarop je geen actie hoeft te ondernemen, maar die je wel wilt bewaren. Je kunt deze map ook nog onderverdelen in projecten, belangrijke klanten of bestellingen. Het is maar net wat jij het fijnst vindt.

 

 

  • Wachten op-map

 

Dit is een map waar je alle mailtjes in plaats waar je nog een antwoord op verwacht. Je kunt dit handmatig instellen maar het kan ook volledig automatisch gaan.

Vaste mailmomenten

Om je e-mail overzichtelijker te maken, maar het ook allemaal duidelijk op een rijtje voor jezelf te krijgen, is het belangrijk dat je vaste mailmomenten inplant. Plan elke dag op een vaste tijd een moment in waarop je je e-mails bekijkt en beantwoordt. Zet deze momenten in je agenda. Bijvoorbeeld het eerste halfuur van de dag, direct na de lunch en aan het einde van de dag. Op deze manier voorkom je dat je de hele dag bezig bent met het beantwoorden van mailtjes.

Mail instellen op je telefoon

Als je niet de hele dag op je computer zit, maar toch je e-mail wilt checken, kan het erg handig zijn om je e-mail op je telefoon in te stellen. Het is echter wel belangrijk dat je je mailnotificaties uitzet. Dit voorkomt een hele hoop mailstress. Op deze manier bepaal je namelijk zelf wanneer je je mail opent. Want mailnotificaties zijn erg moeilijk te negeren en daarom erg slecht voor onze concentratie.