We willen allemaal ons steentje bijdragen aan een beter milieu. En we willen ook allemaal dat ons werk overzichtelijk wordt. Door alle papieren in je bedrijf zie je soms door de bomen het bos niet meer. Want lang niet alles hoeft bewaard te blijven en dat wat bewaard moet blijven mag ook digitaal. Een goede scanner aanschaffen is dan stap één in de digitalisering van je bedrijf. Je kunt dan alle belangrijke papieren inscannen en digitaal bewaren. Doordat je alle stapels en mappen door gaat, zie je ook veel papier dat niet perse meer bewaard hoeft te worden.
Scanner

Maar dan heb je dus veel oud papier

Ja, dat klopt. Maar dat is dan maar één keer. Want in de toekomst ga je niet meer printen, geen papieren meer bewaren en dus heb je in de toekomst minder papierafval. Natuurlijk zorg je ervoor dat je al het papier dat je niet meer nodig hebt op de juiste wijze afvoert. Je kunt het papier in dozen aan de weg zetten op de dag dat het oud papier wordt opgehaald. Maar je kunt er ook voor kiezen om een papiervernietiger aan te schaffen of zelfs een bedrijf dat archiefvernietiging regelt in te schakelen. Zo komen de (vertrouwelijke) gegevens van je bedrijf nooit op straat te liggen.

Maar wat nu als de computer crasht waar alle informatie op staat?

Tegenwoordig hoef je niets meer lokaal te bewaren. Alle informatie kun je zo de cloud insturen. Dan weet je zeker dat jouw informatie altijd nog te achterhalen is. Ook wanneer je bedrijf, in het ergste geval, volledig afbrandt heb je dan de mogelijkheid om op de smeulende resten je werk voort te zetten. Het bewaren van de belangrijkste informatie in de cloud is dus een extra verzekering. Voor jezelf, voor je bedrijf maar ook voor je medewerkers.

Dat digitaliseren is wel een enorme klus

Daar kan ik kort over zijn: ja. Je moet eerst zorgen dat je alle papieren bij elkaar legt die gedigitaliseerd moeten worden en dat je een systeem bedenkt voor het opslaan van de informatie. Dan kun je gaan scannen. Dat kost veel tijd, maar uiteindelijk levert het vooral veel op. Het inscannen van de papieren kun je laten doen door een stagiaire of een buurjongen of -meisje die een bijbaantje zoekt. Want met de scanners van nu is dat echt geen moeilijk werkje. Het belangrijkste is dat het werk secuur gebeurt. Dus je moet wel iemand kiezen die je vertrouwt.